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title: "Convidando sua equipe: permissões, departamentos e notificações"
url: https://ajuda.botconversa.com.br/aula/convidando-minha-equipe
section: "Primeiros passos"
date_modified: 2026-09-22T21:56:59.99042+00:00
language: pt-BR
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# Convidando sua equipe: permissões, departamentos e notificações

[Vídeo da aula](https://www.youtube.com/watch?v=tQmeTDPEG2Y)

## Resposta rápida

Peça para cada pessoa criar a própria conta gratuita em [app.botconversa.com.br](https://app.botconversa.com.br). Depois, em **Configurações → Equipe**, clique em **Adicionar membro**, digite o mesmo e-mail que ela usou no cadastro, marque só as áreas que ela deve acessar e, se ela vai atender, ligue o **Acesso ao Inbox**. Para distribuir conversas por setor, crie **departamentos** na aba ao lado; para avisar alguém quando um lead chega, use a ação de notificar dentro do fluxo.

**Tempo de leitura:** ~8 min**Para quem é:** Dono do negócio | Gestor

Ao final desta aula a sua equipe estará dentro da companhia, cada um vendo só o que precisa, e você vai saber como o robô entrega uma conversa para o setor certo e como avisa a equipe quando algo importante acontece. Se você trabalha sozinho por enquanto, faça a aula mesmo assim: os departamentos e as notificações valem para uma pessoa só.

## Quem eu convido, e com que acesso?

Três perfis cobrem quase todas as equipes:

Perfil

O que faz

Acessos recomendados

**Atendente**

Responde clientes

Só **Inbox**, vendo **Chats não atribuídos** e os próprios

**Gestor**

Acompanha resultados e dispara campanhas

Painel de Controle, Contatos, Campanhas, Transmissão, Inbox com **Todos os chats**

**Quem monta os robôs**

Cria fluxos e automações

Fluxos de conversa, Automação, Contatos; Configurações só se for administrar a conta

A regra prática é **menos é mais**: cada acesso a mais é uma tela a mais para a pessoa se perder e um risco a mais para a conta. Você muda tudo depois, sem reconvidar.

## Como convido alguém?

1.  Peça para a pessoa acessar [app.botconversa.com.br](https://app.botconversa.com.br), clicar em **Cadastrar-se**, criar a conta com nome, e-mail e senha e ativar pelo e-mail "BotConversa. Ativação de conta". **Sem essa conta, o convite não reconhece o e-mail.**
2.  Você, na sua companhia: vá em **Configurações → Equipe** (na API Oficial, **Configurações → Geral → Equipe**) e clique em **Adicionar membro**.
3.  Em **E-mail de convite**, digite exatamente o e-mail que a pessoa cadastrou.
4.  Em **Configurações de acesso**, marque só as áreas dela: Painel de Controle, Contatos, Campanhas, Transmissão, Automação, Fluxos de conversa, Configurações.
5.  Se ela vai atender, ligue **Acesso ao Inbox** e escolha se ela **pode atribuir chats a outros usuários** e se vê **Todos os chats** ou apenas **Chats não atribuídos**.
6.  Clique em **Enviar**. A companhia aparece para a pessoa no seletor de espaços de trabalho, no canto inferior esquerdo do painel dela.

![Tela Equipe com a lista de membros, as colunas de acesso por área e o botão Adicionar membro](https://lfdfrrdzcfagillurinx.supabase.co/storage/v1/object/public/article-images/01-primeiros-passos/convidando-minha-equipe/passo-1.png)

A lista mostra uma coluna por área do produto. O dono aparece com tudo marcado e bloqueado.

![Janela Adicionar membro com o campo E-mail de convite, as caixas de acesso por área e as opções do Inbox](https://lfdfrrdzcfagillurinx.supabase.co/storage/v1/object/public/article-images/01-primeiros-passos/convidando-minha-equipe/passo-3.png)

Em **Adicionar membro**, o e-mail precisa ser o mesmo do cadastro da pessoa. As opções do Inbox só aparecem com o acesso ligado.

Para editar acessos depois, marque e desmarque as caixas na própria lista; para os ajustes finos do Inbox, use o ícone de controles na linha da pessoa. Remover um membro, transferir a propriedade da conta e outras tarefas de gestão estão em [Gerenciando membros da equipe](/aula/gerenciando-membros-da-equipe), e o significado de cada acesso em [Permissões e papéis](/aula/permissoes-e-papeis).

## Como organizo a equipe em departamentos?

Departamento é um grupo de atendentes: Vendas, Suporte, Financeiro. Ele serve para o robô entregar a conversa ao **setor**, sem você precisar escolher uma pessoa específica no fluxo.

1.  Em **Configurações → Equipe**, abra a aba **Departamentos**.
2.  Clique em **Criar Departamento**, dê um nome e selecione os membros.
3.  Salve. Repita para cada setor.
4.  No fluxo, no ponto em que a conversa deve ir para o setor, adicione um bloco **Ação** com **Atribuir e abrir atendimento** e escolha o departamento.

![Aba Departamentos com a lista de departamentos, a quantidade de membros de cada um e o botão Criar Departamento](https://lfdfrrdzcfagillurinx.supabase.co/storage/v1/object/public/article-images/01-primeiros-passos/convidando-minha-equipe/departamentos.png)

A aba **Departamentos** lista cada setor com a quantidade de membros. Suporte, Comercial e Financeiro são os três que quase toda equipe cria primeiro.

A distribuição é **sequencial entre os membros do departamento que estão com status Disponível**. Quem está **Ausente** não recebe atribuição, e o status é trocado pela própria pessoa no menu do avatar. Se todos estiverem ausentes, a conversa fica aberta e sem atribuição: por isso vale aplicar, no mesmo bloco de Ação, uma etiqueta como "Distribuído", para depois filtrar no Inbox o que ficou sem dono. Os detalhes, incluindo o que acontece quando a conversa já tinha um atendente, estão em [Criando e usando departamentos](/aula/criando-e-usando-departamentos).

## Como o robô avisa a equipe?

Em vez de alguém ficar olhando o Inbox, o fluxo pode mandar um aviso por **WhatsApp** ou **e-mail** para membros específicos, com a mensagem que você definir e os dados do contato.

1.  No fluxo, adicione um bloco **Ação** e escolha a ação de **notificar** administradores.
2.  Escolha o canal (WhatsApp ou e-mail), quem recebe e escreva a mensagem, usando os campos do contato para incluir nome e telefone.
3.  O número que recebe o aviso por WhatsApp é o **telefone do perfil** de cada membro, editável no menu do avatar em **Ir para o perfil**.

Pontos do fluxo em que a notificação costuma valer: novo lead quente, orçamento solicitado, pedido de atendimento humano, venda concluída. O passo a passo com telas está em [Notificando sua equipe pelo fluxo](/aula/notificando-sua-equipe-pelo-fluxo).

**Loja com três atendentes:** cada um entra só com Inbox e vê apenas os chats não atribuídos; um departamento "Vendas" com os três recebe as conversas do robô em rodízio.

**Agência:** o gestor entra com Painel de Controle e Transmissão para acompanhar resultados e disparar campanhas, sem mexer nas configurações; o fluxo notifica o comercial por WhatsApp a cada orçamento pedido.

## Dicas

-   **Convide com o e-mail certo.** O erro mais comum é convidar um e-mail diferente do que a pessoa cadastrou.
-   **Marque "Mostrar nome dos membros nos chats ao vivo"**, no topo de **Configurações → Geral → Equipe**, para o cliente ver o nome de quem respondeu sem ninguém precisar digitá-lo em cada mensagem.
-   **Peça para todos ativarem a 2FA.** Um atendente com senha fraca é uma porta para a conta.
-   **Combine o status Disponível/Ausente** como rotina: quem sai para o almoço muda para Ausente, e o rodízio pula a pessoa.

**🎯 Missão desta aula:** convide pelo menos uma pessoa (ou um segundo e-mail seu) com acesso só ao Inbox e crie um departamento com ela.

**Checkpoint:** a pessoa vê a companhia no seletor de espaços de trabalho e o departamento aparece na aba Departamentos.

## Perguntas frequentes

A pessoa precisa ter conta no BotConversa antes?

Sim. Ela cria a conta gratuita em app.botconversa.com.br com o mesmo e-mail e ativa pelo e-mail de ativação. Só então o convite reconhece o endereço.

Enviei o convite e a pessoa não vê a companhia.

Confira se o e-mail do convite é idêntico ao do cadastro dela e se ela ativou a conta. Depois, peça para ela olhar o seletor de espaços de trabalho no canto inferior esquerdo, onde ficam todas as companhias de que participa.

Quantas pessoas posso convidar?

Depende do plano. Os limites aparecem em [Faturamento e plano](/aula/faturamento-e-plano); para pacotes adicionais de atendentes, fale com o suporte.

Posso limitar um atendente a ver só as conversas dele?

Sim. No acesso ao Inbox, escolha Chats não atribuídos e não marque "pode atribuir chats a outros". Ele vê a fila comum e o que pegou.

Atribuí a um departamento, mas a conversa ficou com o atendente antigo.

Comportamento esperado: uma conversa já atribuída não é reatribuída. Coloque a ação Remover atribuição antes da ação Atribuir ao departamento.

A notificação por WhatsApp não chegou.

Confira o telefone do perfil do membro e se o número do robô consegue enviar para ele. Na API Oficial, o aviso segue as mesmas regras de janela e custo de qualquer mensagem.